Відправка документів по електронній пошті

Office дозволяє (відправляти документи .по електронній пошті. Як програма електронної пошти може використовуватися Microsoft Outlook, Outlook Express, Microsoft Exchange Client або будь-яка інша 32-розрядна програма електронної пошти, сумісна з інтерфейсом MAPI (Messaging Application Programming Interface).
Відкрийте документ і виберіть в меню Файл (File) команди Відправити (Send To), Повідомлення (Mail Recipient) або По маршруту (Routing Recipient).
Команда Повідомлення передбачає посилку одночасно кожному користувачеві окремої копії документа. Команда По маршруту дозволяє відправити по черзі одну і ту ж копію документа декільком користувачам з тим, аби кожен користувач бачив коментарі, зроблені попереднім одержувачем документа. Проте в цьому випадку один з одержувачів може затримати документ по шанобливих або іншим причинам. Після вибору команди на екрані відображується діалогове вікно Маршрут (Routing Slip) у якому вказуються адреси одержувачів документа.
Команда Відправити (Send To) у меню Файл (File) дозволяє вибрати .один з трьох варіантів посилки документа по електронній пошті без маршрутизації:

•  Повідомлення ( Mail Recipient) — відправляє документ по електронній пошті;
•  Повідомлення (для ознайомлення) — посилає документ як вкладення;
•  Повідомлення (як вкладення) (Mail Recipient (As Attachment)) — приєднує документ до порожнього повідомлення. Адреса одержувача і тема вказуються у вікні, що відкрилося.

Введіть імена адресатів і натискуйте кнопку Відправити копію (Send сміттю) або аналогічну, наприклад Відправити цей звіт звідної таблиці (Send this Sheet) залежно від використовуваного застосування (мал. 27.19). У зв'язку з тим, що документи Microsoft Office посилаються у форматі HTML, то на комп'ютері одержувача може бути не встановлене додаток, в якому створювався документ. Потрібна лише програма електронної пошти, що підтримує формат HTML.

Мал. 27.19 Вигляд документа, що готується до відправки по електронній пошті для ознайомлення

Відправка документа по маршруту

Для перегляду, правки, внесення коментар в документ його можна по черзі пересилати, від одного адресата до іншого, аби кожен з них міг ознайомитися з примітками всіх попередніх рецензентів. Інший спосіб передбачає одночасну відправку окремої копії документа кожному адресатові. Після створення маршруту його слід зберегти в самому документі або відразу відправити документ по маршруту. Автор документа може погодитися із зробленими зауваженнями або відмовитися від них.
Аби створити маршрут пересилки документа, виберіть в меню Файл команду Відправити (Routing), По маршруту (Recipient). У діалоговому вікні Маршрут (Routing Slip) натискуйте кнопку Адреса (Address) і виберіть одержувачів документа. Кнопки із стрілкою вгору або вниз дозволяють змінити порядок розсилки. Для повернення документа відправникові після рецензування встановите прапорець Повернути по закінченню (Return when done). Натискуйте кнопку Розіслати (Route) аби розіслати документ одержувачам.