Створення великих документів

Великі багатосторінкові документи часто містять декілька частин і десятки глав. Кожна глава може бути записана в окремому файлі. У всіх главах необхідно забезпечити єдність стилів і погоджувати колонтитули. Бажано мати можливість перевірки структури документа, аби переконатися в логічності побудови матеріалу, що розробляється.
Word пропонує спеціальні засоби, що полегшують роботу з такими документами. Об'єднати декілька файлів в один великий дозволяє головний документ, який є документом-контейнером, об'єднуючим декілька файлів. Об'єднувані файли називаються вкладеними документами. Їх можна використовувати при написанні книг декількома авторами або при складанні декількома людьми звіту. Як і звичайний файл Word головний документ може містити текст, таблиці, малюнки і тому подібне Для переходу до вкладеного документа використовується гіперпосилання.
Всі файли головного і вкладених документів слід зберігати в одній теці, аби Word міг їх знайти. При роботі в мережі ця тека має бути доступна всім користувачам, які працюють з головним і вкладеними документами.
Максимально допустима кількість вкладених документів в головному документі залежить від кількості відкритих файлів, від розміру цих файлів, від кількості виконуваних програм, об'єму пам'яті комп'ютера, використовуваної операційної системи і інших параметрів.
Якщо зберегти головний документ не удається внаслідок того, що була досягнута межа можливостей системи, то можна зробити наступні дії:

•  Відмінити збереження головного документа, закрити інші програми, а потім знов спробувати зберегти документ.
•  Перетворити деякі вкладені документи в текст головного документа, а потім зберегти головний документ.
•  Використовувати поле INCLUDETEXT для вставки вмісту одного вкладеного документа в іншій.
•  Видалити вкладені документи з головного документа, а потім зберегти головний документ.

Способи створення головного документа

Головний документ можна створити двома способами:
1. Перетворити існуючий документ в головний і створити в нім вкладені документи.
2. Створити новий документ або використовувати для цієї мети що існує, а потім сформувати структуру його заголовків і вкладених документів.
Перший спосіб передбачає перетворення існуючого документа в головний і створення в нім вкладених документів. Для цього виконаєте наступні дії:

•  Відкрийте документ і переведіть всі заголовки, які використовуватимуться для вкладених документів, на рівень Заголовок 1 (Heading 1). Цей стиль використовується Word для розділення головного документа на вкладених. Для переходу в цей режим в меню Вигляд (View) виберіть команду Структура (Outline).
•  Натискуйте кнопку Створити вкладений документ (Create Subdocument) на панелі інструментів Структура (Outlining).
•  Збережете документ. Для кожного вкладеного документа Word створить окремі файли в тій же теці, де знаходиться головний документ. Текст, що відформатував стилем Заголовок 1 (Heading 1) буде використаний як ім'я файлу.

Якщо вам не сподобалося як розділився документ на головний і вкладені, то натискуйте кнопку Видалити вкладений документ (Remove Subdocument) на панелі інструментів Структура (Outlining) аби повернути текст в головний документ.
Другий спосіб. Аби вставити вкладені документи в головний документ, виконаєте наступні дії:

•  Створіть файл головного документа або використовуйте для цієї мети що існує. Розташуєте курсор в місці вставки вкладеного документа і натискуйте кнопку Вставити вкладений документ (Import Subdocument) на панелі інструментів Структура (Outlining).
•  У діалоговому вікні Вставка вкладеного документа (Import Subdocument) знайдіть потрібний файл, виділите його і натискуйте кнопку Відкрити (Open). Вкладений документ буде доданий в головний в точці розташування курсора.
•  Вставте всі вкладені документи і збережете файл.

Використовуючи режим Структура, можна міняти місцями вкладені документи.

Перегляд вкладених документів

Для відображення вкладених документів в головному, відкрийте головний документ в режимі Структура і натискуйте кнопку Розвернути вкладені документи (Expand Subdocuments) на панелі інструментів Структура (Outline). Всі вкладені документи відображуватимуться на екрані комп'ютера замість гіперпосилань на них. Аби побачити, як вкладені документи виглядатимуть при друці, перейдіть в режим Розмітка сторінки (Print Layout).
Натискуйте кнопку Скрутити вкладені документи (Collapse Subdocuments) на панелі інструментів Структура (Outline) і в головному документі відображуватимуть лише гіперпосилання на вкладені документи. Відзначимо, що на панелі інструментів Структура (Outline) кнопка Скрутити вкладені документи (Collapse Subdocuments) замінює кнопку Розвернути вкладені документи (Expand Subdocuments).
Кнопка Заблокувати документ (Protect Document) на панелі інструментів Структура (Outline) дозволяє захистити вкладені документи від подальших змін. Це дозволяє заборонити учасникам проекту вносити до нього зміни після завершення певного етапу.

Вивід

1. Аби задати стиль виділених символів, абзаців або таблиці, виберіть потрібний стиль в списку, що розкривається Стиль (Style) на панелі інструментів Форматування (Formatting) або в області завдань Стилі і форматування (Styles and Formatting).
2. Для назви документа рекомендується застосовувати стиль «Заголовок 1 (Heading 1)» для назви розділів — «Заголовок 2 (Heading 2)» і так далі
3. Для автоматичного форматування виділеного фрагмента тексту або всього неформатованого документа, наприклад, повідомлення електронної пошти, виберіть команду Автоформат (AutoFormat) у меню Формат (Format).
4. Аби використовувати тему для оформлення документа, виберіть команду Тема (Theme) у меню Формат (Format). Виділите тему в списку Виберіть тему (Choose а Theme) і натискуйте кнопку ОК (мал. 9.9).
5. Для оформлення документа в певному стилі виберіть команду Тема (Theme) у меню Формат (Format) і натискуйте кнопку Бібліотека стилів (Style Gallery) (мал. 9.9). У списку Шаблон (Choose а Theme) виділите потрібний елемент і натискуйте кнопку ОК або двічі клацніть його мишею.
6. Аби вибрати шаблон для нового документа, виберіть команду Створити (New) у меню Файл (File)в області завдань Створення документа в розділі Створення за допомогою шаблону (New from template) виберіть заслання на Normal.dot, Загальні шаблони (General Templates) або шаблони на веб-вузлі.
7. Для відображення документа в режимі структури виберіть команду Структура (Outline) у меню Вигляд (View) або натискуйте кнопку Режим структури (Outline View) на горизонтальній смузі прокрутки внизу вікна документа. Режим структури дозволяє вам проконтролювати стрункість і логічність викладу матеріалів, представлених в документі, швидко змінити розташування заголовків і тексту.
8. Якщо для форматування заголовків використовувалися вбудовані стилі заголовків, то в режимі структури на друк виводитимуться лише видимі заголовки.
9. У тих випадках, коли передбачається використання створених файлів для вставки в головний документ, їх слід перемістити в одну теку до початку форматування головного документа.