Пошук і заміна даних

При роботі з великими таблицями пошук тих, що цікавлять вас даних без використання спеціальних засобів може зайняти багато часу. Засоби пошуку і заміни в Excel дозволяють знайти, а якщо необхідно і замінити в таблицях інформацію, що цікавить вас. Якщо в документі виділити фрагмент тексту, то пошук і заміна даних вироблятиметься лише в цьому фрагменті.

Пошук даних

Розглянемо призначення елементів діалогового вікна Знайти і замінити.

•  У полі Знайти (Find what) вводиться символ, текст або поєднання символів, які ви хочете знайти.
•  Список, що розкривається Переглядати (Search) дозволяє задати напрям пошуку: по рядках (By Rows) (є видимими по черзі всі рядки) або по стовпцях (By Columns). Для зміни напряму пошуку натискуйте клавішу Shift і, утримуючи її, натискуйте кнопку Знайти далі (Find Next). В більшості випадків пошук рекомендується вести по стовпцях.
•  Прапорець Враховувати регістр (Match case) дозволяє шукати лише ті значення, в яких в полі і у вічку збігаються рядкові і прописні букви.
•  Список, що розкривається Зона пошуку (Look in) визначає зону пошуку: формули (Formulas) — пошук вибраної інформації в текстах формул, значення (Values) — пошук серед значень вічок примітки (Comments) — в текстах приміток.
•  Установка прапорця Вічко цілком (Find entirely cells only) дозволяє вести пошук вічок, вміст яких повністю збігається із значенням, приведеним в полі Знайти. Якщо немає повного збігу, то вічко не буде вказано.
•  Кнопка Формат (Format) дозволяє шукати елементи форматування. Введіть шуканий текст, вставте з буфера обміну або виберіть із списку. Аби додати до тексту форматування, натискуйте кнопку Формат. Невдалий пошук може бути обумовлений умовами пошуку форматування, що збереглися після попереднього пошуку. Для видалення цих умов в списку, що розкривається, поряд з кнопкою Форматом виберіть Зняти форматування (Clear Find Format).
•  Натискуйте кнопку Знайти далі (Find Next) для проведення пошуку вниз. Якщо при натисненні цієї кнопки утримувати клавішу Shift, то пошук проводитиметься вгору по документу. Знайдена група символів буде виділена.

Мал. 14.15 Діалогове вікно, використовуване для пошуку інформації

Якщо діалоговим вікном Знайти і замінити (Find and Replace) буде закрита потрібна вам частина документа, то пересуньте діалогове вікно, утримуючи такою, що натискує кнопку миші, після установки покажчика на заголовку вікна.
Діалогове вікно Знайти і замінити (Find and Replace) можна прибрати з екрану, натискує клавішу Esc або клавіші Alt+F4.
Для пошуку файлів і веб-сторінок, розташованих на автономному комп'ютері, в локальній мережі, на веб-сервері-сервері або на сервері Exchange 2000 можна використовувати області завдань Звичайний пошук файлів (Basic search) (мал. 4.10) і Розширений пошук файлів (Advanced Search) (мал. 4.11)які розглянуті в главі 4 в розділі «Пошук файлів».

Заміна символів

Для автоматизації заміни одного або декількох символів, слова або фрагмента тексту встановите покажчик на те місце, звідки почнете заміну, виберіть в меню Правка (Edit) команду Замінити (Replace) . Для відображення на екрані діалогового вікна Знайти і замінити (Find and Replace) з відкритою вкладкою Замінити (Replace) з клавіатури (мал. 14.16) натискуйте поєднання клавіш Ctrl+p (Ctrl+H).

Мал. 14.16 Діалогове вікно, що дозволяє провести заміну вказаних символів

Поля Знайти (Find what) , Переглядати (Search) прапорці Учитивать.регистр (Match case) і Вічко цілком (Find entirely cells only) кнопки Формат (Format), Параметри (Options ) і Знайти далі (Find Next) мають те ж призначення, що і на вкладці Знайти, розглянутою вище.

•  У полі Замінити на (Replace with) введіть поєднання символів, які замінять символи, вказані в полі Знайти (Find what). Для видалення з документа символів, вказаних в полі Знайти, поле Замінити на залиште незаповненим.
•  Для заміни даних натискуйте кнопку Замінити (Replace) . Після того, як заміна буде вироблена, у вікні Excel буде виділений наступний фрагмент.
•  Кнопку Замінити все (Replace All) використовуйте для автоматичної заміни всіх входжень шуканих символів в документі, якщо немає необхідності підтверджувати кожну заміну клацанням кнопки Замінити. Після виконання операції з'явиться вікно з повідомленням про кількість вироблених замін.

Автозаміна

Для автоматизації введення у вічка фрагментів тексту і малюнків, що повторюються, виправлення помилок при введенні символів можна використовувати діалогове вікно Автозаміна (AutoCorrect) розглянуте в главі 5 в розділі «Автозаміна».