Вікно Outlook 2003

Вікно Outlook дозволяє переглядати повідомлення електронної пошти, веб-сторінки, список намічених зустрічей, завдань, зведення про майбутні збори. Специфічні елементи вікна Outlook показані мал. 20.1. (Загальні елементи вікна Microsoft Office розглянуті в главі 2 в розділі «Вікно додатка Office 2003».)
У лівій частині вікна Outlook розташована область переходів 1, що забезпечує легкий доступ до всіх частин програми, а також до засобів для спільного використання (мал. 20.1). У її нижній частині видно кнопки 2 для перемикання областей. Для зміни розмірів області переходів помістите покажчик на її правий кордон, а потім, коли курсор набере вигляду двонаправленої стрілки, перетягнете кордон управо або вліво. Область читання 3 подібно до аркуша паперу розташовується вертикально. Вона дозволяє не відкривати нове вікно для кожного повідомлення. Повідомлення можуть відображуватися в однорядковому або багаторядковому форматі. При використанні багаторядкового макету поля От, Тема, Дата і Значок зазвичай відображуються в стовпець. Розмір кожної області можна змінити, перетягнувши мишею її кордон.

Мал. 20.1 Окно Outlook 1 — список тек, 2 — область переходів, 3 — область перегляду, 4 — кнопки області переходів

Для відображення у вікні області переходів виберіть в меню Вигляд (View) команду Область переходів. Область читання 3. Для включення або відключення відображення перших декількох слів повідомлення в області переходів виберіть в меню Вигляд (View) команду Автоперегляд (AutoPreview) або натискуйте однойменну кнопку на панелі інструментів Додаткова (Advanced).
Спосіб відображення вмісту теки визначає виставу, яка задається в меню Вигляд (View ) командами Упорядкувати по Поточна вистава (Current View) а потім, наприклад, командою Повідомлення з автопереглядом. У Outlook включено, які дозволяють по-різному відображувати повідомлення. Аби проглянути декількох рядків повідомлення, не відкриваючи його (мал. 20.2), виберіть в меню Вигляд (View) команду Упорядкувати по Поточна вистава (Current View) а потім — команду Повідомлення з автопереглядом.

Мал. 20.2 Перегляд декількох рядків повідомлення, без його відкриття

Для додавання нової теки клацніть правою кнопкою миші список тек і виберіть з контекстного меню команду Створити теку (New Folder) . У діалоговому вікні Нова тека (Create New Folder) виберіть, на якому рівні ієрархії повинна знаходитися нова тека (мал. 20.3). Тип елементів що зберігаються в теці вибирається в списку Вміст теки (Folder contains).
Для видалення повідомлення виділите його і натискуйте кнопку Видалити (Delete) або однойменну клавішу. Після видалення повідомлення зберігається в теці Видалені (Deleted Items) за умовчанням протягом двох місяців. Тому за бажання його можна відновити. Якщо ви хочете видалити повідомлення остаточно, то відкрийте теку Видалені, виділите повідомлення і натискуйте кнопку Видалити (Delete). Для видалення вмісту теки Видалені, клацніть правою кнопкою по значку теки і виберіть в контекстному меню команду Очистити теку «Видалені».
Повідомлення, що поступили, автоматично зберігаються в теці що Входять. Для розміщення повідомлення у іншому місці виберіть в меню Файл (File) команду Зберегти як (Save As). Можна створити декілька тек для зберігання повідомлень.
Будь-яку теку Outlook можна відкрити в окремому вікні. Це полегшить роботу з декількома теками. Клацніть правою кнопкою миші теку і виберіть в контекстному меню команду Відкрити в новому вікні (Open in New Window). Кожне вікно матиме свою кнопку на панелі завдань. Відкривши одну і ту ж теку в двох вікнах, можна отримати різне відображення однієї і тієї ж інформації.

Мал. 20.3 Вікно, використовуване для створення нової теки

Ті, хто отримує багато поштових повідомлень, може скористатися режимом угрупування Впорядкування: Розмова. У цій виставі кожна група списку повідомлень містить листування по певному предмету. Для прискорення читання повідомлень в кожній розмові за умовчанням відображуються лише непрочитані повідомлення і повідомлення з швидкою позначкою. Надалі розмову можна розвернути і відображувати всі повідомлення, у тому числі вже прочитані. Аби переглядати повідомлення так само, виберіть в меню Вигляд команди Упорядкувати по, Розмова.

Можливість приховати кнопки Microsoft Outlook на панелі завдань

За умовчанням всі згорнуті вікна і елементи програми Microsoft Outlook відображуються як кнопки на панелі завдань. Для економії місця на панелі завдань ви можете приховати ці кнопки, клацнувши правою кнопкою миші значок Microsoft Outlook в області повідомлень в правій частині панелі завдань, а потім в контекстному меню вибравши команду Приховувати згорнуте. В цьому випадку значок Microsoft Outlook відображуватиметься лише в області повідомлень в правій частині панелі завдань.

Перегляд повідомленні в окремому вікні

Для перегляду повідомлення в окремому вікні двічі клацніть його значок в списку повідомлень (мал. 20.4).

Мал. 20.4 Вікно з текстом повідомлення

Тема повідомлення відображує в рядку заголовка вікна з повідомленням електронної пошти і в окремому рядку Тема. У рядку От вказується ім'я відправника, дата і час відправлення повідомлення (Відправлено:).
Команди Помітити як прочитані (Mark as Read) і Помітити як непрочитані (Mark as Unread) у меню Правка (Edit) дозволяють помітити прочитані і непрочитані повідомлення.

Мал. 20.5 Вибір полів, що відображуються в невідкритому повідомленні у вікні Outlook