Нові можливості Microsoft Office 2003

В порівнянні з попередніми версіями в Microsoft Office додані нові можливості, які забезпечують спільну роботу над документами членів групи, обмін контактною інформацією з партнерами і замовниками, здобуття і використання даних з інших організацій. В даний час значна частина інформації зберігається не лише на жорстких дисках персональних комп'ютерів, але і на мережевих серверах і веб-сервер-серверах.
Збільшилася міра інтеграції програм Office з Інтернетом: веб-сторінки і повідомлення електронної пошти можна редагувати і посилати іншим користувачам безпосередньо з Word і Excel, технологія Shared Workspace дозволяє швидко завантажувати необхідні документи з локальної мережі або з видалених вузлів Інтернету.
За допомогою Office 2003 і Windows SharePoint Services над одним документом спільно можуть працювати декілька користувачів. Документ Microsoft Office можна зберегти в загальних робочих областях. Для створення робочих областей для зборів потрібний Microsoft Windows® Server 2003, на якому виконуються служби Microsoft Windows SharePoint. В рамках спільного проекту кожен користувач працюватиме над певним розділом документа. При цьому він бачитиме, які зміни вносять інші. Вбудований інтерфейс системи передачі миттєвих повідомлень Microsoft Windows автоматично підключає інших співробітників до документа і дозволяє миттєво обмінюйтеся ідеями.
У Office 2003 забезпечена ширша в порівнянні з Office XP підтримка мови XML (Extensible Markup Language) — універсального стандарту обміну даними між платформами, що дозволяє розробникам створювати рішення, що включають дані з різних джерел, полегшує обмін інформацією між користувачами різних організацій. Представлені в цьому форматі документи можна читати за допомогою будь-якого браузера або в інших програм перегляду Інтернету. (Детальніше про мови HTML і XML см главу 27 розділ «Збереження і використання файлів у форматі HTML і XML»).
Microsoft Office 2003 пропонує нові рішення в областях управління процесами і взаємодії з інформаційною системою, захисту інформації (підтримка Windows Rights Management), колективної роботи (Document Workspaces і Meeting Workspaces), координації і організації завдань, проектів (Outlook Search Folders, Quick Flags, Rules and Alerts). Користувачі і компанії можуть контролювати, хто читає їх електронну пошту і документи. Спливаючі повідомлення інформують користувача про здобуття нових повідомлень електронної пошти незалежно від того, в якій програмі він працює.
Вбудована в Microsoft Office 2003 система управління правами на доступ до інформації (IRM — Information Rights Management), дозволяє задати коло осіб, що мають право на перегляд і зміну документа, блокувати копіювання і друк файлів, а також встановити певний термін дії, після закінчення крторого інші користувачі не зможуть переглядати або змінювати документ. Шаблони, що набудовуються, дозволяють обмежити коло осіб, що мають доступ до інформації. Наприклад, шаблон конфіденційно дозволяє створити файли, які не можна роздрукувати, перенаправити і копіювати.
З'явилися нові області завдань, яких не було в Office XP. Наприклад, області завдань Довідкові матеріали, Загальна робоча площа. Повністю оновився веб-вузол картинок і медіафайлів бібліотеки макетів Design Gallery Live (DGL) на мультимедійному веб-вузлі Design Gallery Live (EN) в Інтернеті (http://dlg.microsoft.com). Покращувані функції відновлення документів, сумісності форматів файлів, включені нові функції, що дозволяють розробникам створювати потужні застосування для Office.
Приведемо деякі удосконалення, виконані в різних додатках Office 2003:

•  У Word 2003 доданий новий вигляд перегляду документа: Режим читання (Reading Layout), що полегшує читання документів (див. главу 3). Текстовий процесор підтримує обмеження на редагування і форматування документа. Блокування окремих частин документа, запобігає його правці іншими співробітниками. Можна дозволити рецензентам вносити зміни лише в режимі маркіровки змін.
•  У Excel 2003 вдосконалені статистичні функції, спростилося спільне використання даних. Користувачі можуть визначити частину електронної таблиці як список і експортувати його на веб-вузол Share Point. Покращувані смарт-теги і можливості статистичних функцій. Передбачена можливість скріплення дії смарт-тега з певним текстом розділу електронної таблиці і налаштування виконання відповідної дії смарт-тега лише тоді, коли користувач наводить покажчик миші на відповідний діапазон вічок.
•  PowerPoint 2003 забезпечує покращувану підтримку мультимедіа, дозволяє анотувати слайди за допомогою цифрового чорнила на пристроях Tablet РС, забезпечує доступ до тлумачного словника, підтримує повноекранне відтворення відеозаписів. Інтеграція з .проигрывателем Microsoft Windows Media забезпечує повноекранне відтворення відеозображень, відтворення потокового аудіо і відео.
•  Outlook 2003 був підданий істотній переробці про тим, аби користувачі могли краще систематизувати і обробляти постійно зростаючі об'єми даних. Значно спрощено читання повідомлень електронної пошти, особливо довгих. Область читання електронної пошти відображує удвічі більше тексту, що знижує необхідність в прокрутці при читанні повідомлень. Outlook 2003 використовує нові фільтри для незапрошуваної інформації, додані нові елементи для електронної пошти і персональної інформаційної системи (PIM). Спливаюче повідомлення про вступ нового повідомлення з'являється негайно, в якому б документі ви не знаходилися. Нова технологія допомагає виявляти небажані повідомлення у вхідній пошті. Планерування в Outlook займає менше часу завдяки можливості спільного доступу в організації до особистих даних, що містяться в нім, зокрема календарям і спискам контактів. Декілька повідомлень об'єднуються в один потік, полегшуючи відстежування обговорень. Крім того, при пересилці і відповіді віддаляються непотрібні дані, спрощуючи читання довгих потоків повідомлень. Значно оновлений календар. Якщо відправити за допомогою Outlook спільно використовувані вкладення, одержувачі можуть відкрити локальну копію вкладення і працювати з нею або знайти в загальної робочої області документа останню версію вкладення і завантажити її.
•  У Access 2003 виявляються і позначаються найбільш поширені помилки і пропонуються варіанти їх виправлення. Забезпечена перевірка помилок в конструкторі форм і звітів. Автоматично визначається залежність об'єктів. Передбачена можливість використання смарт-тега автозаміни.